Behandling av personuppgifter (GDPR)

Så här behandlar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och samhällsbyggnadsförvaltning enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för bygg- och miljö.

I Dataskyddsförordningens artikel 6 regleras de lagliga grunder som gäller för behandling av personuppgifter. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom Samhällsbyggnadsförvaltningen behandlar personuppgifter.

Vi behandlar personuppgifter i ett arkivhanteringssystem som levereras till Samhällsbyggnadsförvaltningen av en extern aktör. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Bygg, mark och rivningslov

Vid ansökan eller anmälan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, personnummer, fastighetsbeteckning och koordinater. Behandlingen är nödvändig för att avgöra och fatta beslut i ett lovärende. Ansökan och beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig:

Miljö- och hälsoskydd

För miljöfarlig verksamhet och annan tillståndspliktig verksamhet krävs en ansökan om tillstånd och i vissa fall är verksamheten endast anmälningspliktig. Där behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post och fastighetsbeteckning. Syftet med behandlingen är att kunna fatta beslut och att kunna utföra kontroller. Beslut sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Livsmedelsverksamhet

Det krävs en anmälan om registrering för att bedriva livsmedelsverksamhet . Registreringen är en förutsättning för att tillsynsmyndigheten ska kunna genomföra kontroll av verksamheten i syfte att säkerställa att livsmedelslagstiftningen efterlevs och att fatta de beslut som behövs med anledning av resultatet av kontrollen. De personuppgifter som behandlas är namn, personnummer, adress och fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Handel med tobak, öl och receptfria läkemedel

I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak och anmälan om handel med öl klass 2 och receptfria läkemedel behandlas personuppgifter som namn, personnummer, verksamhetsutövare, adress, telefonnummer och fastighetsbeteckning. I samband med ansökan om tillstånd att sälja tobak inhämtas uppgifter från skatte, kronofogde och polismyndighet i syfte att utifrån en profilering kunna fatta beslut i enlighet med tobakslagen. Dessa uppgifter sekretessmarkeras.

Ansökningar, anmälan och beslut om tillstånd och beslut i samband med kontroll sparas enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

Kontroll och tillsyn

I samband med klagomål pga. olika typer av störningar och där tillsynsmyndigheten startar ett ärende informeras den verksamhet/person som påstås vara orsak till störningen. Det kan handla om buller, lukt, eller boendemiljö. Vi behandlar i dessa fall personuppgifter som namn, adress, fastighetsbeteckning. Anmälan och beslut i samband med kontroll sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Bygg- och miljönämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Bygg- och miljönämnden.

P-tillstånd för rörelsehindrade

Det krävs en ansökan för att P-tillstånd ska kunna beslutas. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att öka tillgängligheten i kommunen för berörd registrerad. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Upplåtelse av offentlig platsmark

Det krävs en ansökan för att ta i anspråk kommunens mark för en verksamhet t.ex. torghandel, uteservering och uppställning av containrar. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att svara på remisser från polismyndigheten som äger frågan och beredskap avseende en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Grävtillstånd

Det krävs en ansökan för att gräva i kommunens mark. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är skapa en fungerande infrastruktur och offentlig miljö. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Service- och tekniknämnden.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB.
Personuppgiftsansvarig: Service- och tekniknämnden.

Tomt- och bostadsrättskö

I samband med att kommunen planerar försäljning av tomtmark och upplåtelse av bostadsrätt kan spekulanter lämna in en intresseanmälan. Här behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post. Ändamålet med behandlingen är att kommunen ska kunna erbjuda försäljning till intresserade för ett framtida köp. Personuppgifter sparas och gallras enligt Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen.

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att behandlas den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, allmänt intresse, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Laglig grund för behandlingen: Allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Prosona AB
Personuppgiftsansvarig: Kommunstyrelsen.

Sociala medier

Katrineholms kommun finns i sociala medier för att kunna föra dialog med medborgarna där de befinner sig. Genom sociala medier kan också rätt information spridas till rätt målgrupp genom annonsering. Vi publicerar inlägg med bild och ibland namn på personer, detta med allmänt intresse som laglig grund.

I fåtal fall bevaras publika inlägg för all framtid enligt bestämmelser i Arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. Inlägg och meddelanden i sociala medier räknas som allmänna handlingar och kan begäras ut.

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Katrineholms kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Laglig grund för behandlingen: Samtycke och myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Facebook, Google och Microsoft
Personuppgiftsansvarig: Kommunstyrelsen

Webbplatsen

Vår webbplats är en viktig del i vårt arbete att sprida information om vad som händer och har hänt i kommunen eller lyfta kommunens verksamhet. På webbplatsen behandlar vi personuppgifterna namn, e-post och anställningstitel på vissa anställda, bilder och filmer på anställda och medborgare samt namn på personer som på något sätt samarbetar med kommunen och på så sätt kan förekomma i nyheter och annat.

Alla behandlingar sker utifrån rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig. I fåtal fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen då skärmdumpar på sidor kan göras. De flesta uppgifterna gallras dock när de inte längre är relevanta.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse
Personuppgiftsbiträde: Soleil och Sitevision
Personuppgiftsansvarig: Kommunstyrelsen

Bild & film

Vi använder bild och film i vårt arbete för att informera om och dokumentera kommunens verksamhet. Materialet kan användas i tryckta och digitala kanaler, både internt och externt, till exempel på katrineholm.se, i sociala medier och i andra informationskanaler.

När du kan identifieras på en bild eller i en film behandlar vi din bild som en personuppgift. Bilder och filmer kan lagras i Katrineholms kommuns bildbank, Mediaflow, samt används inom Microsoft Office 365.

Laglig grund för behandlingen

Vi använder uppgift av allmänt intresse när bilderna visar kommunens verksamhet eller information som kommunen ansvarar för. Det kan till exempel vara bilder på kommunala verksamheter, medarbetare i arbetet, lokaler, platser eller evenemang som kommunen arrangerar.

Vid fotografering informerar vi om att fotografering sker, varför bilderna tas, hur de kan användas och att de kan lagras i kommunens bildbank. Vid mindre fotograferingar informeras varje person direkt. Vid större arrangemang kan information lämnas före arrangemanget, genom skyltar eller affischer på plats eller via högtalare. Fotograferingen är frivillig och den som inte vill vara med på bild kan meddela fotografen eller ansvarig personal.

Vi använder samtycke när det krävs för den planerade användningen. Samtycket ska vara frivilligt och informerat och lämnas genom digital signering i Mediaflow. Om samtycket tas tillbaka upphör ny användning av bilden och bilden gallras. Ett återkallat samtycke gäller inte retroaktivt.

Gallring och arkivering

Bilder och filmer lagras i Katrineholms kommuns bildbank, Mediaflow. Material som inte längre är aktuellt gallras. Bilder och filmer som har ett långsiktigt värde för att dokumentera Katrineholms kommun kan arkiveras enligt kommunens arkivrutiner.

Personuppgiftsansvarig

Laglig grund för behandlingen: Uppgift av allmänt intresse respektive samtycke
Personuppgiftsansvarig: Kommunstyrelsen
Personuppgiftsbiträden: Mediaflow och Microsoft

Kulturhuset Ängeln

Behandling av personuppgifter

Kulturnämnden behandlar personuppgifter om alla som ansöker om lånekort eller deltar i kulturverksamhet i Katrineholms kommun.

För barn behandlas följande personuppgifter:

• namn

• födelsedatum och personnummer

• adress och telefonnummer

• e-postadress

För vuxen (i vissa fall vårdnadshavare eller annan ansvarig vuxen) behandlas följande personuppgifter:

• namn

• födelsedatum och personnummer

• adress och telefonnummer

• e-postadress

Varifrån hämtas personuppgifterna?

Personuppgifterna hämtas i huvudsak från dig som gör ansökan eller deltar. Uppgifter kan även hämtas från tredje part, exempelvis andra myndigheter såsom Skatteverket, i den utsträckning som krävs enligt lag.

Syfte med behandlingen

Personuppgifterna behandlas för att:

• kunna handlägga ansökan och utfärda bibliotekskort, MerÖppet-tagg, eller bokning av rum

• säkerställa säker identifiering

• möjliggöra deltagande i evenemang

• bedriva biblioteksverksamhet och skolbiblioteksverksamhet på ett rättssäkert sätt

• följa bibliotekslagen och ge fri tillgång till medier så som böcker, ljudböcker, tidskrifter, dagstidningar, talböcker, digitala medier et cetera.

Detta innebär bland annat att:

• uppgifterna lagras och hanteras i bibliotekssystem, låssystem och bokningssystem

• planera och följa upp utlån, inpasseringar, bokningar och deltagande

• möjliggöra kommunikation mellan låntagare/användare och bibliotekspersonal

Rättslig grund för behandlingarna

Kulturnämnden behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i myndighetsutövning. Behandlingen grundar sig främst på bestämmelser i bibliotekslagen. Viss behandling sker även med stöd av rättslig förpliktelse.

Samtycke inhämtas i de fall personuppgifter ska publiceras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att delas med:

• IT-leverantörer som tillhandahåller digitala system och tjänster åt kommunen

• andra myndigheter när det finns lagstöd, exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB)

• Polisen vid händelse av brott

Lagring och gallring

Personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt och gallras i enlighet med Katrineholms kommuns fastställda informationshanteringsplan.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandlingar kontakta serviceochkulturforvaltningen@katrineholm.se

Ung kultur-huset Perrongen

Behandling av personuppgifter

Kulturnämnden behandlar personuppgifter om alla ungdomar som tar del av verksamheten. Personuppgifter behandlas om ungdomarnas vårdnadshavare, men detta sker via Ungdomsappen som då är personuppgiftsansvarig.

För elever behandlas följande personuppgifter:

• namn

• personnummer

• e‑postadress och telefonnummer

För vårdnadshavare och eventuell annan ansvarig vuxen behandlas:

• kontaktuppgifter (namn, adress, hemtelefon, telefon till arbete, e-post till arbete och privat)

• personnummer

Varifrån hämtas uppgifterna?

Personuppgifterna hämtas från dig som ungdom i vår verksamhet eller vårdnadshavare till ungdom i vår verksamhet.

Syfte med behandlingen

Personuppgifterna behandlas för att kunna bedriva en trygg, rättssäker och fungerande verksamhet.

Detta innebär bland annat att:

• bedriva kamerabevakning i de fall detta är tillåtet enligt lag

Rättslig grund för behandlingarna

Kulturnämnden behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i nämndens myndighetsutövning. Behandlingen grundar sig på bibliotekslagen samt kommunallagen. I vissa fall sker behandlingen med stöd av rättslig förpliktelse.

Samtycke inhämtas när personuppgifter ska publiceras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Mottagare av personuppgifter

• IT‑leverantörer som tillhandahåller digitala system och tjänster åt kommunen

• Statistiska centralbyrån (SCB), när det finns lagkrav

• Polismyndigheten eller annan brottsbekämpande myndighet i samband med kamerabevakning eller brottsutredning

Lagring och gallring

Personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt och gallras i enlighet med Katrineholms kommuns fastställda dokument- och informationshanteringsplan.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandlingar kontakta serviceochkulturforvaltningen@katrineholm.se

Konsthallen

Behandling av personuppgifter

Kulturnämnden behandlar personuppgifter för säker identifiering och utbetalning. De behövs även för vår rapportering till BUS (upphovsrätt) och för säkerställa en trygg miljö i konsthallen och för att förhindra brott. Vi skickar även ut inbjudningar och hanterar då en e-postadress som vi fått av dig.

Följande personuppgifter behandlas:

• namn

• personnummer

• adress

• e‑postadress och telefonnummer

• foto, film- och ljudupptagningar

Varifrån hämtas personuppgifterna?

Personuppgifterna hämtas från dig vid ansökan, från kamerabevakning samt från andra myndigheter, exempelvis Skatteverket, i den utsträckning som krävs enligt lag.

Syfte med behandlingen

Personuppgifterna behandlas för att kunna bedriva en trygg, ändamålsenlig och rättssäker verksamhet.

Detta innebär bland annat att:

• hantera ersättning och utbetalning

• handlägga och hantera ansökningar

• skriva avtal

• bedriva kamerabevakning i de fall detta är tillåtet enligt lag

Rättslig grund för behandlingarna

Kulturnämnden behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i nämndens myndighetsutövning. Behandlingen grundar sig på kommunallagen. I vissa fall sker behandlingen med stöd av rättslig förpliktelse.

Samtycke inhämtas när personuppgifter ska publiceras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att delas med:

• IT‑leverantörer som tillhandahåller digitala system och tjänster åt kommunen

• Statistiska centralbyrån (SCB), när det finns lagstöd

• Polismyndigheten eller annan brottsbekämpande myndighet i samband med kamerabevakning eller brottsutredning

Lagring och gallring

Personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt och gallras i enlighet med Katrineholms kommuns fastställda dokument- och informationshanteringsplan.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandlingar kontakta serviceochkulturforvaltningen@katrineholm.se

Lyckliga Gatorna

Behandling av personuppgifter

Kulturnämnden behandlar personuppgifter om alla barn och ungdomar som söker till eller deltar i verksamheten Lyckliga Gatorna i Katrineholms kommun. Personuppgifter behandlas även om deras vårdnadshavare när det är relevant.

För barn och ungdomar behandlas följande personuppgifter:

• namn

• personnummer

• adress

• e‑postadress och telefonnummer

• foto, film och ljudupptagningar

För vårdnadshavare och eventuell annan ansvarig vuxen behandlas:

• kontaktuppgifter (namn, adress, hemtelefon, telefon till arbete, e-post till arbete och privat)

• personnummer

Varifrån hämtas personuppgifterna?

Personuppgifterna hämtas från barnet eller ungdomen själv, vårdnadshavare, personal inom verksamheten samt från andra myndigheter, exempelvis Skatteverket, i den utsträckning som krävs enligt lag.

Syfte med behandlingen

Personuppgifterna behandlas för att kunna planera, organisera, genomföra och följa upp verksamheten inom Lyckliga Gatorna.

Detta innebär bland annat att:

• planera och genomföra aktiviteter

• dokumentera verksamheternas aktiviteter

• möjliggöra kommunikation mellan barn och ungdomar, vårdnadshavare och personal

Rättslig grund för behandlingarna

Kulturnämnden behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse. I vissa fall sker behandlingen med stöd av rättslig förpliktelse.

Samtycke inhämtas när personuppgifter ska publiceras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att delas med:

• IT‑leverantörer som tillhandahåller digitala system och tjänster åt kommunen

• Polismyndigheten eller annan brottsbekämpande myndighet i samband med kamerabevakning eller brottsutredning

Lagring och gallring

Personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt och gallras i enlighet med Katrineholms kommuns fastställda dokument- och informationshanteringsplan.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandlingar kontakta serviceochkulturforvaltningen@katrineholm.se

Administrationen

Behandling av personuppgifter

Kulturnämnden behandlar personuppgifter i samband med hantering av olika ärenden eller utbetalning av stipendier och föreningsbidrag. Alla dessa ärenden diarieförs. Det betyder att vi sparar uppgifterna och att de blir en offentlig handling.

I dessa ärenden behandlas följande personuppgifter:

• namn

• personnummer

• e‑postadress och telefonnummer

• personnummer/organisationsnummer

Varifrån hämtas personuppgifterna?

Personuppgifterna som vi behandlar har vi fått från dig och från vårt interna föreningshanteringssystem Interbook go samt från andra myndigheter, exempelvis Skatteverket, i den utsträckning som krävs enligt lag.

Syfte med behandlingen

Personuppgifterna behandlas för att du ska kunna använda våra tjänster eller för att du ska kunna kommunicera med oss. Ditt personnummer/organisationsnummer behövs för att göra en säker identifiering av vem du eller din organisation är.

Rättslig grund för behandlingarna

Kulturnämnden behandlar personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse. I vissa fall sker behandlingen med stöd av rättslig förpliktelse.

Samtycke inhämtas när personuppgifter ska publiceras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att delas med:

• IT‑leverantörer som tillhandahåller digitala system och tjänster åt kommunen

• andra myndigheter när det finns lagstöd, exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB)

• Polismyndigheten eller annan brottsbekämpande myndighet i samband med kamerabevakning eller brottsutredning

Lagring och gallring

Personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt och gallras i enlighet med Katrineholms kommuns fastställda dokument- och informationshanteringsplan.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandlingar kontakta serviceochkulturforvaltningen@katrineholm.se

Så här hanterar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och social- och omsorgsförvaltningen enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för verksamheter under socialnämnden.

I beskrivningen ingår ändamålet, vilken behandling som utförs, kategorier av personuppgifter, gallring och arkivering samt vilken laglig grund vi som ansvariga har för behandlingen. Det är socialnämnden som ansvarar för de behandlingar som beskrivs här.

För alla personuppgiftsbehandlingar gäller att de inom vår organisation som har behov av att ta del av uppgifterna i sitt arbete kommer att ta del av uppgifterna. På grund av bestämmelserna om allmänna handlingar i Tryckfrihetsförordningen kan andra komma att ta del av personuppgifter som vi behandlar. Om du vill begära rättelse, radering, begränsning av användande av dina personuppgifter eller har en begäran om dataportabilitet kontakta socialnämnden genom kontaktuppgifterna nedan. P.g.a. de lagar som styr vår verksamhet kan dina rättigheter komma att begränsas.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vår hantering av information omfattas av offentlighetsprincipen och det svenska regelverket kring allmän handling. Det betyder att dina personuppgifter kommer att hanteras den tid som det behövs för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden gentemot dig enligt fastställda gallringsrutiner. I flertalet fall bevaras behandlingen för all framtid enligt bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen.

Beskrivning av socialnämndens behandling av personuppgifter pdf, 134.3 kB.

Begäran av registerutdrag

Du har rätt att begära information om vilka behandlar vi utför om dig. Kontakta socialforvaltningen@katrineholm.se för att få ut det.

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina personuppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna, blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas kontaktar du Katrineholms kommuns dataskyddsombud på e-post: dataskyddsombud@katrineholm.se. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Katrineholms kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Länk till annan webbplats.

Kontakta oss

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att kontakta Katrineholm kommuns dataskyddsombud på e-post: dataskyddsombud@katrineholm.se alternativt att ta kontakt med socialförvaltningen via socialforvaltningen@katrineholm.se.

Så här hanterar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter behandlas av Katrineholms kommun och social- och omsorgsförvaltningen enligt de regler och lagar som gäller. Här beskriver vi vad som specifikt gäller för verksamheter under vård- och omsorgsnämnden.

Hemtjänst

Vid ansökan och utförande av hemtjänst behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare av hemtjänst som du valt.
Fakturaunderlag sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, efternamn, personnummer, adress och hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträden: Information om utförare av hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem finns under rubriken Utförare av hemtjänst

Särskilt boende

Vid ansökan och utförande av särskilt boende behandlas följande personuppgifter: Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa. I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare av hemtjänst som du valt.
Fakturaunderlag sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, efternamn, personnummer, adress och hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Insatser för personer med funktionsnedsättning

Vid ansökan och utförande av insatser enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25, samt ärenden gällande barn placerade i familjehem, sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.
Fakturor från utförare sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, personnummer, hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Insatser för personer med psykisk funktionsnedsättning

Vid ansökan och utförande av insatser för personer med psykisk funktionsnedsättning behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service och omvårdnad.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckning.
För personer som är födda dag 5, 15 och 25 sparas behandlingen för evigt.
Samtliga uppgifter kan komma att lämnas vidare till den utförare som är aktuell.

Fakturaunderlag sparas i 10 år och innehåller uppgifter om namn, efternamn, personnummer, adress och hälsa.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Bostadsanpassning

Vid ansökan om Bostadsanpassningsbidrag behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, kontonummer, telefonnummer, adress, e-postadress, fastighetsbeteckning och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna fatta beslut.

Behandlingen sparas i 10 år efter sista anteckningen.
Vissa uppgifter kan, på den enskildes begäran, komma att lämnas vidare till t.ex. kontaktperson eller entreprenör.

Kopia på fakturor från entreprenör innehåller uppgifter om namn och adress. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.
Personuppgiftsbiträde: G Widergren Ärendehantering AB

Färdtjänst och Riksfärdtjänst

Vid ansökan och utförande av färdtjänst och riksfärdtjänst behandlas följande personuppgifter:
Namn, efternamn, personnummer, telefonnummer, adress och hälsa.
I förekommande fall kan uppgifter finnas om etniskt ursprung för att kunna tillgodose tolkbehov. Behandlingen är nödvändig för att kunna ge service.

Behandlingen sparas i 5 år efter sista anteckningen.

Samtliga uppgifter lämnas ut till det bolag som utför färdtjänst eller riksfärdtjänst.

Laglig grund för behandlingen: Myndighetsutövning.

Kommunal vuxenutbildning (Komvux) och Svenska för invandrare (SFI)

Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden värnar om din personliga integritet. För att vi ska kunna erbjuda en trygg, tillgänglig och välfungerande utbildning inom kommunal vuxenutbildning (Komvux) och svenska för invandrare (SFI) behöver vi samla in och hantera vissa personuppgifter.

Vem ansvarar för personuppgifterna?

Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Katrineholm kommun är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom Komvux och SFI.

Behandling av personuppgifter

Vi behandlar endast de personuppgifter som krävs för att bedriva utbildningsverksamheten och uppfylla de krav som ställs på oss enligt skollagen, dataskyddsförordningen samt gällande sekretess- och arkivlagstiftning.

Uppgifter om den studerande

• Identitetsuppgifter

• Namn, personnummer eller samordningsnummer, folkbokföringsuppgifter och kontaktuppgifter

• Studieadministration

• Ansökan till utbildning, kursval, individuell studieplan, schema, närvaroregistrering, avbrott och studieuppehåll, kommunikation som rör utbildningen

• Pedagogisk dokumentation
  Betyg, Provresultat, Bedömningar, Utveckling och progression i studierna, Underlag för betygssättning, Dokumentation som krävs för utbildningens genomförande, Stödinsatser och anpassningar, Intyg eller andra underlag som den studerande lämnar in

• Känsliga personuppgifter

• I vissa fall kan vi behöva behandla känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa eller funktionsnedsättning, om det är nödvändigt för att utreda behov av stödinsatser eller anpassningar i utbildningen.

Varför och med vilken laglig grund behandlar vi uppgifterna?

Varje behandling av personuppgifter måste vila på en laglig grund.

Uppgift av allmänt intresse och i vissa fall myndighetsutövning

Vi behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda utbildning, administrera studier, följa studieresultat, sätta betyg, ge stödinsatser och fullgöra våra skyldigheter enligt skollagen.

Rättslig förpliktelse

Vi måste följa lagar såsom skollagen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, kommunallagen och annan tillämplig lagstiftning.

När känsliga personuppgifter behandlas sker detta endast när det finns lagligt stöd och när behandlingen är nödvändig för att kommunen ska kunna fullgöra sina skyldigheter inom utbildningsverksamheten eller tillgodose den studerandes behov av stöd.

Samtycke

I vissa situationer kan samtycke behövas, exempelvis vid publicering av fotografier eller filmer där den studerande kan identifieras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Ett samtycke är frivilligt och kan när som helst återkallas genom att kontakta verksamheten.

Vilka digitala verktyg och system använder vi?

Komvux och SFI använder digitala system för administration, kommunikation och pedagogiskt arbete, exempelvis Alvis, ItsLEarning och TimeEdit, digitala läromedel och andra verksamhetssystem.

När personuppgifter registreras i dessa system kan de behandlas av externa systemleverantörer. Kommunen har personuppgiftsbiträdesavtal med dessa leverantörer och ställer krav på lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Samverkan med extern utbildningsanordnare

Komvux samarbetar med externa utbildningsanordnare.

Om personuppgifter behöver delas mellan Komvux och en utbildningsanordnare sker detta endast när det finns lagligt stöd för behandlingen eller när samtycke har lämnats.

Den externa utbildningsanordnaren ansvarar själv för den personuppgiftsbehandling som sker inom den egna verksamheten.

Hur länge sparas uppgifterna?

Personuppgifter sparas så länge de behövs för att administrera utbildningen och uppfylla kommunens lagstadgade skyldigheter.

När studierna avslutats gallras merparten av uppgifterna enligt kommunens informationshanteringsplan.

Vissa handlingar, exempelvis betygskataloger, examensbevis, studieplaner och andra handlingar som enligt lag eller kommunala arkivbeslut ska bevaras, sparas i enlighet med arkivlagstiftningen.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta bildningsocharbetsmarknadsforvaltningen@katrineholm.se

Campus för högre studier

Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden värnar om din personliga integritet. För att vi ska kunna erbjuda stöd och service inom kommunens Campus för högre studier behöver vi samla in och hantera vissa personuppgifter.

Vem ansvarar för personuppgifterna?

Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Katrineholms kommun är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom kommunens Campusverksamhet.

Behandling av personuppgifter

Vi behandlar endast de personuppgifter som krävs för att bedriva verksamheten och uppfylla de krav som ställs på oss enligt dataskyddsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, kommunallagen och annan tillämplig lagstiftning.

Uppgifter om den studerande

• Identitetsuppgifter

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress

• Administration av studier och stödinsatser

Uppgifter om utbildning, lärosäte och studieinriktning, bokningar av studieplatser, grupprum eller lokaler, anmälningar till aktiviteter, föreläsningar eller vägledningsinsatser, kontaktärenden och serviceförfrågningar, uppgifter som krävs för tentamensservice eller liknande administrativa tjänster

• Dokumentation och kommunikation

Korrespondens via e-post eller andra kommunikationskanaler, anteckningar från studie- och karriärvägledning, dokumentation som krävs för handläggning av ärenden inom verksamheten

• Känsliga personuppgifter

Campus behandlar normalt inte känsliga personuppgifter. Om sådana uppgifter lämnas till oss, exempelvis för att anpassa lokaler, tentamensgenomförande eller stödinsatser, behandlas de endast när det är nödvändigt och när det finns lagligt stöd för behandlingen.

Varför och med vilken laglig grund behandlar vi uppgifterna?

Uppgift av allmänt intresse

Vi behandlar personuppgifter för att kunna bedriva Campusverksamhet, ge service till studerande och främja möjligheterna till högre studier i kommunen.

Rättslig förpliktelse

Vi behandlar personuppgifter för att uppfylla krav enligt lagstiftning, bland annat avseende dokumentation, arkivering och hantering av allmänna handlingar.

Samtycke

I vissa situationer kan samtycke behövas, exempelvis vid publicering av fotografier eller filmer där den studerande kan identifieras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Ett samtycke är frivilligt och kan när som helst återkallas genom att kontakta verksamheten.

Vilka digitala verktyg och system använder vi?

Campus använder digitala system exempelvis ARX för administration, bokning, kommunikation och service till studerande.

När personuppgifter registreras i dessa system kan de behandlas av externa systemleverantörer. Kommunen har personuppgiftsbiträdesavtal med sina leverantörer och ställer krav på lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Samverkan med universitet, högskolor och andra utbildningsanordnare

Campus samarbetar med universitet, högskolor, yrkeshögskolor och andra utbildningsanordnare.

Om personuppgifter behöver delas mellan Campus och en utbildningsanordnare sker detta endast när det finns lagligt stöd för behandlingen eller när samtycke har lämnats.

Respektive organisation ansvarar själv för den personuppgiftsbehandling som sker inom den egna verksamheten.

Hur länge sparas uppgifterna?

Personuppgifter sparas endast så länge de behövs för att administrera verksamheten och uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag.

Uppgifterna gallras eller bevaras enligt kommunens informationshanteringsplan och gällande arkivlagstiftning

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta bildningsocharbetsmarknadsforvaltningen@katrineholm.se

Arbetsmarknadsenheten

Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden värnar om din personliga integritet. För att vi ska kunna erbjuda stöd, vägledning och arbetsmarknadsinsatser inom kommunens Arbetsmarknadsenhet (AME) behöver vi samla in och hantera vissa personuppgifter.

Vem ansvarar för personuppgifterna?

Vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Katrineholms kommun är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom Arbetsmarknadsenhetens verksamhet.

Behandling av personuppgifter

Vi behandlar endast de personuppgifter som krävs för att bedriva verksamheten och uppfylla de krav som ställs på oss enligt dataskyddsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, kommunallagen, socialtjänstlagen och annan tillämplig lagstiftning.

Uppgifter om deltagaren

• Identitetsuppgifter

Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och andra kontaktuppgifter.

• Administration av arbetsmarknadsinsatser

Uppgifter om sysselsättning, arbetslivserfarenhet, utbildning, kompetenser, arbetsmarknadsstatus, deltagande i arbetsmarknadsinsatser, praktik, arbetsträning, studieförberedande aktiviteter, närvaro, frånvaro, handlingsplaner samt uppföljning av insatser.

• Dokumentation och kommunikation

Korrespondens via e-post eller andra kommunikationskanaler, anteckningar från väglednings- och uppföljningssamtal, utredningar, bedömningar samt annan dokumentation som krävs för handläggning av ärenden inom verksamheten.

• Känsliga personuppgifter

Arbetsmarknadsenheten kan i vissa fall behöva behandla känsliga personuppgifter när det är nödvändigt för att planera, genomföra eller följa upp insatser, exempelvis uppgifter om hälsa eller funktionsnedsättning som påverkar individens möjligheter att delta i verksamheten.

Sådana uppgifter behandlas endast när det finns lagligt stöd för behandlingen och när det är nödvändigt för verksamhetens uppdrag.

Varför och med vilken laglig grund behandlar vi uppgifterna?

Uppgift av allmänt intresse

Vi behandlar personuppgifter för att kunna bedriva arbetsmarknadsverksamhet, ge stöd till personer som står utanför arbetsmarknaden och främja möjligheterna till arbete, studier och egen försörjning.

Myndighetsutövning

I vissa fall behandlas personuppgifter som ett led i kommunens myndighetsutövning eller handläggning av ärenden som rör enskilda individer.

Rättslig förpliktelse

Vi behandlar personuppgifter för att uppfylla krav enligt lagstiftning, bland annat avseende dokumentation, arkivering och hantering av allmänna handlingar.

Samtycke

I vissa situationer kan samtycke behövas, exempelvis vid publicering av fotografier eller filmer där deltagaren kan identifieras på kommunens webbplats eller i sociala medier.

Ett samtycke är frivilligt och kan när som helst återkallas genom att kontakta verksamheten.

Vilka digitala verktyg och system använder vi?

Arbetsmarknadsenheten använder digitala system för dokumentation, administration, uppföljning, kommunikation och planering av insatser.

När personuppgifter registreras i dessa system kan de behandlas av externa systemleverantörer. Kommunen har personuppgiftsbiträdesavtal med sina leverantörer och ställer krav på lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Samverkan med andra myndigheter och aktörer

Arbetsmarknadsenheten samverkar med bland annat Arbetsförmedlingen, socialtjänsten, utbildningsanordnare, arbetsgivare, Försäkringskassan och andra relevanta aktörer.

Om personuppgifter behöver delas mellan Arbetsmarknadsenheten och en samverkanspart sker detta endast när det finns lagligt stöd för behandlingen eller när samtycke har lämnats.

Respektive organisation ansvarar själv för den personuppgiftsbehandling som sker inom den egna verksamheten.

Hur länge sparas uppgifterna?

Personuppgifter sparas endast så länge de behövs för att administrera verksamheten, genomföra insatser och uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag.

Uppgifterna gallras eller bevaras enligt kommunens informationshanteringsplan och gällande arkivlagstiftning.

Kontakt

Har du frågor om nämndens behandling av personuppgifter är du välkommen att kontakta bildningsocharbetsmarknadsforvaltningen@katrineholm.se